ACTE CONSTITUTIF DE LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DE SCIENCE HORTICOLE (SCSH)

CHARTE

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

ARTICLE I. NOM ET LOGO

  1. La société se nomme, conformément aux lettres patentes de constitution en personne morale délivrées sous le grand sceau du Canada, la « Canadian Society for Horticultural Science » et la « Société canadienne de science horticole », appelée ci-après la Société. Les abréviations approuvées pour ces noms sont CSHS et SCSH, respectivement.
  2. La Société se donne un logo à une assemblée générale annuelle; ce logo est utilisé comme sceau sur les lettres à en-tête et autres documents officiels. Le logo se compose d’un cercle entouré d’un anneau : le cercle à fond gris pâle contient une feuille stylisée bleue dont l’un des bords rappelle la forme d’un vase d’Erlenmeyer; l’anneau, dont les cercles concentriques sont vert foncé, contient les inscriptions de noms anglais et français de la Société qui se détachent sur fond blanc et qui sont séparées par deux petites feuilles d’érable.

ARTICLE II. MANDAT ET OBJECTIFS

  1. La Société a pour mandat de contribuer au développement de la science horticole au Canada et de faciliter la pratique de l’horticulture. Pour réaliser son mandat, elle s’est donné les objectifs suivants :

a)      organiser des conférences annuelles, d’occasionnels congrès internationaux et des colloques à thème qui permettront aux membres de présenter les découvertes les plus récentes et des pratiques et des concepts nouveaux dans le domaine des sciences et des arts horticoles;

b)      contribuer à la conservation de documents d’archive qui permettent de faire l’historique de l’horticulture au Canada et de répertorier les connaissances, au moyen de bulletins, de publications et d’autres outils de communication;

c)      fournir une voix professionnelle impartiale dans le développement de la politique officielle relative à la science et à la technologie horticoles au pays;

d)      faciliter le maillage professionnel parmi les personnes travaillant dans un même sous-domaine d’horticulture et parmi celles travaillant dans des sous-domaines différents.

  1. La Société n’est pas administrée dans un but lucratif pour ses membres : tous ses bénéfices ou autres recettes ne servent qu’à la réalisation de ses objectifs.

ARTICLE III. AFFILIATIONS

  1. La Société est membre associé de l’Institut agricole du Canada – appelé ci-après l’IAC – conformément à ce que prévoit le règlement administratif de l’Institut.
  2. La Société représente le Canada au sein du conseil de la Société internationale de la science horticole (SISH); elle organise de temps à autre un colloque ou un congrès de la SISH.

ARTICLE IV. ADMINISTRATION CENTRALE

  1. Les bureaux de l’administration centrale de la Société sont au 141, avenue Laurier Ouest, Ottawa, Ontario  K1P 5J3, tel que le prévoient les lettres patentes de constitution en personne morale. C’est également à cette adresse que se trouvent les bureaux de l’administration centrale de l’IAC.

RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

SECTION 1. MODIFICATIONS À LA CHARTE ET AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF


L’abrogation ou la modification des articles de la charte ou de ceux du règlement administratif ou l’ajout d’articles nouveaux se fait comme suit :

  1. Sur décision du conseil de direction ou sur signature de dix (10) membres, avis est donné d’une proposition d’abroger ou de modifier des articles de la charte ou des articles du règlement administratif ou d’une proposition d’adopter des articles nouveaux;
  2. Avis est donné aux membres d’une proposition d’abroger ou de modifier des articles de la charte ou des articles du règlement administratif ou d’une proposition d’ajouter des articles nouveaux, au moins deux mois avant le jour du vote;
  3. L’abrogation, la modification ou l’ajout, de quelque nature qu’elle ou qu’il soit, n’est faite ou n’est fait que si les deux tiers des membres votants présents à l’assemblée tenue dans les règles acceptent la proposition;
  4. L’article abrogé, modifié ou ajouté ne prend effet qu’après approbation par le ministre de l’Industrie.

SECTION 2. ADHÉSION


Les catégories d’adhésion et les critères d’admissibilité sont les suivants :

  1. Toute personne qu’intéressent les arts et les sciences horticoles peut faire une demande d’adhésion. Les demandes d’adhésion sont soumises à l’approbation du conseil de direction de la Société.
  2. L’adhésion se fait au nom de personnes physiques, ou de personnes morales (entreprises ou institutions) pour les membres donateurs; elle se renouvelle annuellement sur règlement de la cotisation. Certains membres sont exemptés du paiement de la cotisation annuelle, tel que le prévoit la Section 9.
  3. La personne demeure toujours membre de la Société, sauf si elle avise par écrit le secrétaire-trésorier de son intention de se retirer de la Société ou si elle fait défaut de paiement de la cotisation annuelle, ou si la Société décide, à l’assemblée générale annuelle, de l’exclusion du membre par un vote pris à la majorité des deux tiers des membres votants présents. Quelle que soit la cause du départ du membre, la somme déjà versée pour la cotisation annuelle n’est pas remboursable.
  4. Les cinq catégories d’adhésion sont les suivantes :

a)      Membre régulier – toute personne qu’intéressent les sciences, les technologies et les arts horticoles. Le membre régulier a droit à un (1) vote à l’assemblée générale annuelle.

b)      Membre étudiant –  un étudiant fréquentant une université, un collège ou tout autre établissement d’enseignement postsecondaire, et travaillant à l’obtention d’un diplôme en horticulture ou dans un domaine qui y est lié. Le membre étudiant a droit à un (1) vote à l’assemblée générale annuelle.

c)      Membre donateur – une institution ou une entreprise désirant soutenir financièrement la Société par une contribution annuelle que fixent les administrateurs. Le membre donateur n’a pas droit de vote à l’assemblée générale annuelle.

d)      Membre émérite – une personne à la retraite qui était membre régulier lorsqu’elle avait un travail régulier. Un membre émérite a droit à un (1) vote à l’assemblée générale annuelle.

e)      Membre honoraire à vie – un membre de longue date que la Société nomme membre honoraire à vie en reconnaissance de services exceptionnels rendus à la science horticole ou à l’industrie. La nomination se fait par les administrateurs, un comité des prix, ou dix (10) membres de la Société; la proposition de nomination est soumise à l’approbation des membres votants. Le certificat de nomination porte l’inscription « en reconnaissance de services méritoires rendus en horticulture au Canada ». Le membre honoraire à vie a droit à un (1) vote à l’assemblée générale annuelle.

SECTION 3. PRIVILÈGES DES MEMBRES

  1. Le membre régulier, le membre émérite et le membre honoraire à vie, dont les définitions de statut sont données à la Section 2 du présent règlement administratif, jouissent de tous les privilèges que leur confère l’appartenance à la Société, y compris le droit d’exercer toute charge.
  2. Le membre étudiant, dont la définition du statut est donnée à la Section 2, jouit de tous les privilèges que lui confère son appartenance à la Société, sauf le droit d’être membre du conseil de direction de la Société.

SECTION 4. ADMINISTRATEURS

  1. Le conseil de direction dirige les activités de la Société. Jusqu’à modification du présent règlement administratif, le nombre d’administrateurs est fixé à six (6), et le quorum du conseil est la majorité de ses membres.
  2. Les critères pour qu’un membre puisse exercer la charge d’administrateur sont les suivants :

a)      Il doit être âgé d’au moins dix-huit (18) ans;

b)      Il ne doit pas être failli non libéré, ni être frappé d’incapacité mentale;

c)      Les membres peuvent révoquer un administrateur avant la fin de son mandat par une résolution passée au moins aux deux tiers des membres votants présents, à une assemblée générale extraordinaire consacrée à la révocation, et ils peuvent y élire, par vote majoritaire, un nouvel administrateur qui exercera la charge pour le reste du mandat;

d)      Des membres élus, de la manière prévue à la Section 6 figurant plus loin, exercent les charges administratives suivantes : ancien président, président, vice‑président, secrétaire-trésorier, administrateur chargé des affaires de l’Ouest du Canada (à l’ouest de l’Ontario) et administrateur chargé des affaires de l’Est du Canada (à l’est du Québec). Le président, le vice‑président, le secrétaire‑trésorier, l’administrateur chargé des affaires de l’Ouest et l’administrateur chargé des affaires de l’Est ont des mandats de deux ans. 

e)      Un administrateur peut se démettre de sa charge en tout temps, en envoyant sa lettre de démission au président ou au secrétaire-trésorier, qui la remettra au conseil de direction.

SECTION 5. FONCTIONS DES ADMINISTRATEURS

  1. Le président donne une orientation globale à la Société. Il s’emploie notamment à qui suit :
    a) Présider les assemblées générales de la Société; 
    b) Assurer la présidence du conseil de direction; 
    c) Effectuer les autres tâches inhérentes à sa charge.
  2. L’ancien président aide le président à décider de l’orientation d’ensemble de la Société. Il s’acquitte notamment des tâches suivantes :
    a) Présider le comité des distinctions honorifiques et des prix; 
    b) Représenter la Société au conseil national de l’IAC;
    c) Effectuer d’autres tâches que lui assignent le président et les autres membres du conseil de direction.
  3. Le vice-président s’occupe principalement des questions liées au fonctionnement de long terme de la Société. Il se doit également de ce qui suit :
    a) Assumer les tâches du président en son absence;
    b) S’acquitter d’autres tâches que lui assigne le président de temps à autre. 
  4. Le secrétaire-trésorier assume les tâches administratives propres à un service de secrétariat‑trésorerie. Il s’emploie notamment à ce qui suit :
    a) Préparer les compte rendus des assemblées générales et des réunions du conseil de direction; distribuer copies de ces comptes rendus une fois les textes approuvés par le conseil;

b) Préparer et envoyer les avis de convocation aux réunions du conseil et les avis de convocation aux assemblées générales;

c) Garder les documents comptables de la Société jusqu’à ce qu’ils soient placés dans le lieu de dépôt de l’archiviste de la SCSH;

d) Approuver le paiement des factures associées au contrat de gestion de société de l’IAC et, avec le consentement du conseil, les autres débours de la Société;

e) Présenter l’état financier vérifié de la Société à l’assemblée générale             annuelle;

f) Voir à l’édition du Bulletin de la SCSH.

 E. L’administrateur chargé des affaires de l’Ouest (à l’ouest de l’Ontario) et celui chargé des affaires de l’Est (à l’est du Québec) s’occupent de faire valoir, auprès des autres membres du conseil de direction, les intérêts des membres de ces régions.

SECTION 6. NOMINATIONS ET ÉLECTIONS

  1. Les trois membres du comité de nomination sont désignés par le conseil de direction, qui s’occupe de mettre sur pied ce comité au début de son mandat. Le comité est formé d’un (1) membre de la région de l’Atlantique ou du Québec, d’un (1) membre de l’Ontario et d’un (1) membre de la région de l’Ouest; la présidence est assurée par l’une de ces trois personnes. Le comité s’occupe des mises en candidature pour l’obtention des charges à pourvoir.
  2. Les élections se font par vote secret à l’assemblée générale annuelle, sauf s’il y a élection par acclamation.
  3. Le président du comité de nomination agit comme directeur du scrutin, qui fait le compte des bulletins de vote et qui déclare élu à une charge le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de votes. Le directeur du scrutin n’a pas droit de vote, sauf s’il lui faut départager les votes.

SECTION 7. RÉUNIONS  DU CONSEIL DE DIRECTION ET ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

  1. Les assemblées générales se tiennent annuellement aux dates et lieu où se déroule la conférence annuelle de l’Institut agricole du Canada, à moins que la Société n’en décide autrement.
  2. Le conseil de direction convoque au besoin une assemblée générale extraordinaire.
  3. Le quorum est fixé :

a)      À trois (3) administrateurs pour les réunions du conseil de direction;

b)      À vingt (20) membres votants pour les assemblées générales annuelles et les assemblées générales extraordinaires.

  1. La résolution écrite, signée par tous les administrateurs ou par tous les membres habiles à voter en l’occurrence, a la même valeur qu’une résolution adoptée à une réunion du conseil de direction ou à une assemblée générale.
  2. L’avis de convocation à une assemblée générale, qui donne les date, heure et lieu de l’assemblée, qui contient le détail de la question à laquelle se consacre l’assemblée et qu’accompagne un bulletin de vote par procuration, est envoyé à chaque membre et au vérificateur de la Société au moins quatorze (14) jours avant la tenue de l’assemblée, par courrier affranchi, à l’adresse la plus récente figurant dans les registres de la Société. La convocation à une assemblée où doit être réglée une question spéciale donne une information assez détaillée pour que les membres puissent voter en toute connaissance de cause.
  3. La réunion du conseil de direction peut être convoquée de temps à autre par le conseil, le président ou deux (2) administrateurs. L’avis de convocation est donné, autrement que par courrier, à chaque administrateur au moins cinq (5) jours francs avant la date de la réunion, sauf si la convocation n’est pas nécessaire du fait que les administrateurs étaient tous présents quand le conseil a décidé de se réunir, ou du fait que les administrateurs qui étaient absents renoncent à l’avis de convocation ou approuvent de quelque autre manière la tenue de la réunion. S’il est envoyé par courrier affranchi, l’avis de convocation est donné aux administrateurs au moins quatorze (14) jours francs avant la tenue de la réunion.
  4. Si tous les membres du conseil de direction ont convenu de la chose pour toutes les réunions ou une réunion en particulier, un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou à une réunion d’un comité du conseil par téléconférence ou par quelque autre moyen de communication permettant à toutes les personnes prenant part à la rencontre d’entendre chacune des autres personnes, et cet administrateur est réputé être présent à la réunion.
  5. Le conseil de direction ou l’ensemble des membres peut se réunir spontanément en n’importe quels temps et lieu, à la condition que tous les administrateurs ou tous les membres habiles à voter en l’occurrence soient présents en personne et que les administrateurs ou les membres absents soient  représentés par procuration, renoncent à l’avis de convocation ou approuvent de quelque autre manière la tenue de la réunion ou de l’assemblée. Toutes les questions que la Société peut traiter à une réunion du conseil de direction ou à une assemblée tenue sur convocation, peuvent être traitées à une réunion tenue spontanément.
  6. Le conseil de direction convoque une assemblée générale extraordinaire s’il lui faut proposer, sur requête écrite d’au moins trente-quatre pour cent (34 p. 100) des membres votants, de démettre de sa charge un administrateur avant que celui‑ci ait achevé son mandat.

SECTION 8. COMITÉS ET MANDATS

  1. La composition, le mandat et les tâches de tous les comités sont prévus dans les règlements établis par le conseil de direction. Les membres de comité ne sont pas rémunérés; ils peuvent être démis de leur charge en tout temps par un vote majoritaire des administrateurs.
  2. Tous les comités déposent un rapport de constatation au conseil de direction, par l’entremise du secrétaire-trésorier, avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ou selon la directive du conseil.
  3. Comité des nominations. Voir la section 6A.
  4. Comité des prix de publication. Le conseil de direction constitue chaque année un comité des prix de publication formé de l’ancien président et de deux (2) autres membres du conseil de direction. Ce comité propose au président des mises en nomination aux prix pour les meilleurs articles de recherche publiés dans la Revue canadienne de phytotechnie. Au nombre de ces prix, il y a le prix C.J. Bishop (cultures fruitières), le prix des produits végétaux (floriculture et horticulture ornementale), le prix des producteurs de fruits et de légumes de l’Ontario (cultures légumières) et le prix Macoun Hill (meilleur article sur l’horticulture).
  5. Comité des bourses de carrière – Le comité est formé du président de la Société, du président du comité d’organisation de l’assemblée générale annuelle (voir en G) et d’un membre de la SCSH. Il propose la liste des mises en nomination des personnes dont les réalisations individuelles remarquables en horticulture ou dont les travaux sur des cultivars exceptionnels devraient être mis en lumière; il propose également les nominations de membre honoraire à vie. Le comité présente ses recommandations au conseil de direction.
  6. Comité de liaison avec la SISH – Le comité est formé de trois (3) membres élus ou réélus à l’assemblée générale annuelle. Il a pour mandat de représenter la Société au conseil de la Société internationale de la science horticole (SISH). Il dépose tous les ans un rapport des activités de la SISH, plus particulièrement des activités ayant trait aux réunions que parraine la SISH au Canada. Comité de liaison avec l’ASHS – Le président de ce comité est élu ou réélu à l’assemblée générale annuelle; il représente la Société au conseil de l’American Society for Horticultural Science (ASHS). Le comité dépose tous les ans un rapport des activités de l’ASHS, plus particulièrement des activités se rapportant à l’organisation de l’assemblée annuelle de la Société et de l’organisation de colloques biannuels.
  7. Comité d’organisation de l’assemblée générale annuelle – Le président de ce comité est nommé par le président du conseil de direction, qui agit avec l’approbation des autres administrateurs. Le président du comité d’organisation de l’assemblée générale annuelle de l’année précédente fait automatiquement partie du comité pour une (1) année supplémentaire.
  8. Comités spéciaux – Le conseil de direction constitue des comités spéciaux lorsque le bon fonctionnement de la Société le commande.

SECTION 9. COTISATION ANNUELLE

  1. La cotisation annuelle des membres de la Société est fixée à l’assemblée générale annuelle; elle reste la même jusqu’à ce qu’elle soit changée à une assemblée générale annuelle ultérieure. L’avis de modification de la cotisation annuelle doit paraître dans le bulletin au moins quarante‑cinq (45) jours avant l’assemblée générale annuelle. Si elle est votée, la nouvelle cotisation prend effet le 1er janvier de l’année suivante.
  2. La cotisation annuelle est payable le 1er janvier. Le membre se joignant à la Société à partir du 1er juillet ne paie que la moitié de la cotisation pour cette année‑là.
  3. Le membre dont le paiement de la cotisation est plus d’une année en retard se voit retirer les privilèges que lui conférait son appartenance à la Société, et il est démis de toutes les charges qu’il exerçait dans les comités.
  4. La cotisation annuelle du membre étudiant est la moitié de celle du membre régulier.
  5. La cotisation annuelle du membre émérite est la moitié de celle du membre régulier.
  6. Le membre honoraire à vie est exempté du paiement de la cotisation annuelle.

SECTION 10. EXERCICE FINANCIER

  1. L’exercice financier de la Société court du 1er janvier au 31 décembre.

SECTION 11. FINANCES

  1. Le contrôle des finances de la Société incombe au conseil de direction. 
  2. Les activités financières de la Société font l’objet d’une vérification annuelle qu’effectue un comptable agréé d’une firme choisie par l’ensemble des membres à l’assemblée générale annuelle.
  3. Les comptes de la Société sont tenus et gérés par un service de l’IAC, lequel service agit sous la direction du secrétaire‑trésorier du conseil de direction de la Société qui rend compte aux autres membres du conseil.
  4. Toute sortie de fonds de la Société se fait avec la signature ou l’approbation documentée de deux des administrateurs exerçant les charges suivantes : secrétaire-trésorier, président et ancien président.
  5. Les comités touchent des subventions financières à utiliser à des fins administratives, lorsque le conseil de direction estime approprié d’en donner.
  6. Les cotisations des membres donateurs permettent d’amasser des fonds qui viennent grossir le revenu de la Société (voir la Section 2 D c).
  7. Des demandes d’aide financière peuvent être faites auprès d’organismes gouvernementaux et non gouvernementaux, lorsqu’il s’agit de financer des projets qui sont conformes au mandat de la Société et qui devraient contribuer à la réalisation de ses objectifs.

SECTION 12. CONDITIONS D’INDEMNITÉ

  1. Tout membre faisant partie du conseil de direction de la Société, ou tout autre membre assumant une responsabilité au nom de la Société ou s’apprêtant à en assumer une, est tenu, à même les fonds de la Société, indemne et à couvert 1) de tous les frais et dépens que lui-même ou d’autres personnes engagent ou qui lui ou leur sont imposés pour toute action en justice entreprise ou intentée contre lui ou dans l’exercice des fonctions de sa charge; 2) de tous les autres frais et dépens qu’il engage dans les situations susmentionnées, à l’exception des frais et dépens occasionnés par sa propre négligence ou un manquement délibéré à ses engagements.
  2. La Société fournit, à toutes les personnes faisant partie du conseil de direction et à toutes celles faisant partie des comités, une protection contre la responsabilité personnelle qu’elles pourraient encourir pour les erreurs administratives et les omissions.